Stappenplan
Hoe organiseer je een ontruimingsoefening?
Voorbereiden ontruimingsoefening
Een ontruimingsoefening organiseren kost wat tijd. Maar een goede voorbereiding is het halve werk, en dat is ook echt zo. Wil je een succesvolle ontruimingsoefening voorbereiden, dan begin je met het maken van een duidelijk ontruimingsplan dat aansluit bij jouw organisatie. In dit plan verwerk je vluchtroutes, nooduitgangen, de verzamelplaats etc. Het is handig om deze op een zichtbare plek in de organisatie te hangen of leggen.
Betrek vervolgens iedereen die relevant is voor de oefening, zoals het personeel en BHV’ers. Zorg ervoor dat iedereen zijn taken en verantwoordelijkheden kent tijdens een evacuatie. BHV’ers moeten vertrouwd zijn met het bedrijfsnoodplan en moeten kunnen omgaan met onder andere brandblussers. Zij kennen ook de procedures voor alarmeren en communiceren met hulpdiensten.
Daarna ga je aan de slag met een gedetailleerd draaiboek voor de ontruimingsoefening. In dit draaiboek staan realistische scenario’s zoals een brandmelding in een bepaalde ruimte of rookontwikkeling in het magazijn. Geef goed aan wat het doel is voor de oefening, zoals het meten van evacuatie-efficiëntie, het beoordelen van de communicatie of het identificeren van knelpunten in de vluchtroutes.
Voer uit volgens het draaiboek
Als we starten met de oefening, dan is het eerste dat we doen het alarm activeren. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, namelijk handmatig of via bijvoorbeeld een brandmeldinstallatie (dit ligt natuurlijk aan het scenario). Het is belangrijk om zo dicht mogelijk bij de realiteit te blijven, zodat medewerkers en BHV’ers ervaren hoe een echt noodgeval zou verlopen.
Betrokken trainers monitoren tijdens de evacuatie het gedrag van medewerkers en van de BHV’ers. Hierbij kijken ze of iedereen de verzamelplaatsen op een ordelijke manier bereikt. Is er genoeg aandacht voor de veiligheid van iedereen? Zijn vluchtroutes vrij? Daarnaast wordt de ontruimingstijd nauwkeurig gemeten.
Natuurlijk speelt communicatie hier een belangrijke rol. Tijdens een oefening wil je zien dat BHV’ers goed samenwerken en duidelijke instructies geven. Er wordt beoordeeld op interne communicatie, maar ook hoe de communicatie verloopt met andere hulpdiensten.
Vul het evaluatieformulier in
Een grondige evaluatie helpt verbeterpunten aan het licht te brengen. Met een aantal personen binnen de organisatie bespreek je de oefening en vult ieder het evaluatieformulier in. Bespreek met elkaar wat goed ging, maar ook wat er beter moet gaan de volgende keer. Waren de instructies duidelijk genoeg? Ontstond er paniek en waarom? Verliep de communicatie soepel?
Deze formulieren vormen de basis van onze rapportage inclusief onze eigen bevindingen. In deze rapportage vind je concrete aanbevelingen om toekomstige ontruimingsoefeningen nog vlotter te laten verlopen. Zo is jouw organisatie steeds beter voorbereid op calamiteiten.